UPUTSTVO ZA REALIZACIJU POPISA ZALIHA

Realizacija popisa zaliha u magacinu prati logični proces samog fizičkog popisivanja robe u magacinu.

Za uspešan popis neophodno je da pratite sledeće korake:

FAZA I – formiranje dokumenta popisa i liste artikala za popis

1. U meniju izabrati poslovnu funkciju POPIS iz menija Veleprodaje ili  Maloprodaje u zavisnosti od vrste magacina koji se popisuje. Klikom na dugme Novi unos otvara se prozor za unos podataka (Slika 1).

Slika 1 – Forma za unos popisa

2. Formirati novi popis unošenjem podataka u zaglavlje popisa kao što su:

  1. Datum dok. – datum popisa je veoma važan. Na ovaj datum sistem će formirati “Stanje po programu”. Ovaj datum treba da odgovara fizičkom stanju u magacinu koje će se fizički brojati;

  2. Objekat – magacin u kome se sprovodi popis;

  3. Tip popisa – popis može biti redovan i vanredan. Vanredan popis je moguće raditi neograničen broj puta u godini za kompletne zalihe ili samo za određenu lokaciju u magacinu ili samo za određenu kategoriju artikala. Redovan popis se formira na poslednji dan u godini (pre početka prodajnih aktivnosti) i jedina razlika od vanrednog je to što on predstavlja početno stanje zaliha za narednu godinu;

  4. Popuna količina – Opcija kojom određujemo da li će sistem da izvrši automatsko popunjavanje količina u polje “Popisana količina” ili će ga ostaviti prazno kako bi ga popisna komisija napunila prilikom unosa stanja;

3. Kada se završi unos podataka za zaglavlje dokumenta snimimo dokument klikom na dugme “Snimi”.

4. U cilju identifikacije artikala koji nisu bili prometovani tokom godine, a koji su na prošlom popisu imali stanje nula na zalihama i nisu bili popisani kreirali smo funkciju koja omogućuje generisanje liste takvih artikala i promenu njihovog statusa u šifarniku artikala. Ova funkcionalnost se pokreće pre prepisa stavki u dokument.

klikom na taster „Neaktivni artikli“ sistem generiše listu neaktivnih artikala.

Listu je moguće čekirati u celini, čekirati pojedinačno ili ignorisati čime se prozor zatvara bez akcije.

Generisanu listu moguće je izvesti u excel radi analize. Sistem sugeriše a na korisniku je da li će uvažiti sugestiju sistema. Postoji mogućnost izabiranja kompletne liste artikala za deaktivaciju ili izvršiti pojedinačni odabir artikala.

Potvrđivanje liste izabranih artikala vrši se na taster „Potvrdi“. sistem dodatno obaveštava korisnika. Potvrđivanjem opcije „Da“ sistem menja status označenim artiklima. Artikli imaju promenjen status u šifarniku i neće biti uzeti u obzir prilikom prepisa stavki na novom popisu. Ovo je korisna funkcionalnost sistema jer se optimizuje šifarnik artikala

5. Stavke popisa možemo unositi ručno jednu po jednu klikom na dugme “Nova Stavka”, ali se ovo izuzetno retko koristi i to samo u situacijama kada želimo da sprovedemo popis neke male grupe proizvoda.

6. Stavke popisa se uglavnom formiraju automatskim prepisom koji se aktivira klikom na dugme “Prepis stavki” sa vrha forme. Tada dobijamo formu za filtriranje stavki (Slika 2) po: lokaciji u magacinima, kategoriji artikala (moguće je izabrati više kategorija), dobavljaču, proizvođaču, kataloškom broju, boji, veličini, seriji, roku, nedelji i godini proizvodnje. Ako želimo da radimo popis kompletnog magacina nećemo uneti niti jedan filter već samo kliknuti na dugme “Prepiši”

Slika 2 - Forma za filtriranje stavki za prepis

7. Sistem će izvršiti prepis svih stavki na zalihama za predmetni magacin/objekat i napuniti popisnu listu;

8. Artikli sa zaliha se prepisuju sa šifrom, nazivom, kataloškim brojem, bojom/varijantom, veličinom, jedinicom mjere, carinskom oznakom (polje koje se koristi opciono prilikom praćenja carinske sledljivosti za privremeni uvoz robe za potrebe uslužne proizvodnje)

9. Stavke popisa se mogu uneti i putem masovnog importa podataka. Templejt za import podataka možete preuzeti klikom na „Primer fajla za unos“ koji se nalazi u donjem desnom uglu zaglavlja početnog ekrana (Slika 3)