Sredstva je moguće unijeti na dva načina:
- ručnim unosom
- masovnim importom putem excela
- Ručni unos – sredstvo po sredstvo na dugme Novi unos (zelena strelica na slici 2.1.). Unos se vrši po karticama: Osnovni podaci, Sticanje, Poreska, Lokacija, Revalorizacija, Ulaganje, Slike, Vozilo, Atributi, Fajlov
Crvenom zvjezdicom (*) su označena obavezna polja.
b. Masovni unos – unos većeg broja sredstava vrši se pomoću excel fajla koji se može preuzeti u softveru
Prvo - Preuzimanje fajla za unos – u excel formatu predefinisan je fajl za unos koji se preuzme u softveru na plavu ikonicu sa slike 2.3. koji se sačuva na lokalnom računaru, gdje se vrši popunjavanje istog sa potrebnim podacima o sredstvima koja se žele ubaciti u sistem. Izgled fajla za unos može se vidjeti na slici
- Drugo - Ubacanje podataka u fajl.
VEOMA VAŽNO JE NE BRISATI NITI DODAVATI KOLONE NITI MIJENJATI ZAGLAVLJE U BILO KOM SMISLU.
Osnovna objašnjenja kolona fajla za unos:
- crna slova bijela pozadina – su polja koja nijesu obavezna za popunjavanje
- crvena slova bijela pozadina – su obavezna polja za unos
- crvena slova žuta pozadina – su polja koja su uzročno zavisna što znači da je obavezno popuniti samo jednu od njih po sredstvu
- crna slova crvena pozadina – su polja koja se ne smiju popunjavati
Važne napomene vezane za popunjavanje fajla za masovni unos:
- NE DIRATI PREDEFINISANE FORMATE VODITI RAČUNA I KAD SE KOPIRAJU VRIJEDNOSTI DA SE NE KOPIRAJU FORMATI
- Prilikom unosa novog sredstva putem excel fajla kolona Šifra ostaje prazno. Ova kolona se samo popunjava ako se radi update podataka na nekom sredstvu koje već postoji u sistemu i želimo da mu promijenimo neke podatke
- Kolona Tip sredstva može uzimati jednu od dvije vrijednosti koje su predefinisane samim sistemom i mora tačno tako pisati (Osnovno sredstvo ili Sitan inventar)
- Kolona Status može uzimati jednu od dvije vrijednosti koje su predefinisane samim sistemom i mora tačno tako pisati (Aktivan ili Neaktivan)
- Sva obavezna polja koja su povezana sa šifarnicima moraju biti prije unešena u odgovarajuće šifarnike istog formata i vrijednosti kao u šifarnicima (Način sticanja, Sva konta, Poreska amortizaciona grupa i podgrupa) Poreska podgrupa je formata: broj pa tačka pa razmak pa naziv podgrupe – na primjer podgrupa II grupe je: 11. Oprema za kancelariju.
- Format datuma za datumska polja je na primjer 31.12.2022 (obratiti pažnju tačka poslije dana i mjeseca ali ne i poslije godine)
- Format vrijednosti unosi se na primjer 1856.55 (obratiti pažnju bez zareza i decimalno mjesto se odvaja tačkom)
-
Obavezna polja za unos sredstava u sistem su:
- *Tip sredstva
- *Naziv
- *Način sticanja
- **Vijek trajanja ili **Računovodstvena amortizaciona stopa – ovo su preračunata polja
- *Datum nabavke (datum od kog se formira datum aktivacije od kog treba amortizacija u sistemu da se računa)
- *Količina
- *Nabavna vrijednost
- *Rač. ispravka vrijednosti
- *Način sticanja
- *Poreska amortizaciona grupa
- *Podgrupa
- *Datum aktivacije poreske (ustvari je Datum nabavke poreske (Datum nabavke inicijalne))
- *Konto trošak amortizacije
- *Konto nabavne vrijednosti
- *Konto ispravke vrijednosti
- Treće – Uvoz popunjenog fajla u sistem vrši se biranjem popunjenog fajla sa računara i klikom na dugme Uvezi.
- Četvrto – vrši se provjera unešenih podataka. Provjeru da li su podaci dobro unijeti može se vršiti na ekranu ili povlačenjem izvještaja Knjiga osnovnih sredstava trenutno stanje, na putanji Osnovna sredstva – Sredstvo – Unos sredstava dugme Registar iz opadajućeg menija. Detaljnije objašnjeno u dijelu Izvještavanje vezano za knjigu- registar OS ovog uputstva.
- Peto – mogućnost ažuriranja podataka u već unešenim sredstvima. Sistem nudi mogućnost da se vrši izmjena ili dopuna podataka osnovnih sredstava koja su već u sistemu. Procedura se vrši kroz isti excel fajl kao za masovni unos podataka koji se skida iz sistema, ali je dovoljno unijeti OBAVEZNO postojeću šifru osnovnog sredstva iz sistema i polja koja se žele izmjeniti, polja koja nijesu popunjena ostaju nepromijenjena. Polja koja su zaključana ne mogu se mijenjati. Prilikom izmjene jedino obavezno polje je ŠIFRA.
