UPUTSTVO ZA REALIZACIJU POPISA ZALIHA

Realizacija popisa zaliha u magacinu prati logični proces samog fizičkog popisivanja robe u magacinu.

Za uspješan popis neophodno je da pratite sljedeće korake:

FAZA I – formiranje dokumenta popisa i liste artikala za popis

1. U meniju izabrati poslovnu funkciju POPIS iz menija Veleprodaje ili Maloprodaje u zavisnosti od vrste magacina koji se popisuje. Klikom na dugme Novi unos otvara se prozor za unos podataka (Slika 1).

Slika 1 – Forma za unos popisa

2. Formirati novi popis unošenjem podataka u zaglavlje popisa kao što su:

Datum dok. – datum popisa je veoma važan. Na ovaj datum sistem će formirati “Stanje po programu”. Ovaj datum treba da odgovara fizičkom stanju u magacinu koje će se fizički brojati;
Objekat – magacin u kome se sprovodi popis;
Tip popisa – popis može biti redovan i vanredan. Vanredan popis je moguće raditi neograničen broj puta u godini za kompletne zalihe ili samo za određenu lokaciju u magacinu ili samo za određenu kategoriju artikala. Redovan popis se formira na posljednji dan u godini (prije početka prodajnih aktivnosti) i jedina razlika od vanrednog je to što on predstavlja početno stanje zaliha za narednu godinu;
Popuna količina – Opcija kojom određujemo da li će sistem da izvrši automatsko popunjavanje količina u polje “Popisana količina” ili će ga ostaviti prazno kako bi ga popisna komisija napunila prilikom unosa stanja;

3. Kada se završi unos podataka za zaglavlje dokumenta snimimo dokument klikom na dugme “Snimi”.

4. Nakon što se snimi zaglavlje, klikom na “Prepis stavki” pa na opciju "Prepiši" sistem će izvršiti prepis svih stavki na zalihama za predmetni magacin/objekat

Slika 2 - Forma za filtriranje stavki za prepis

5. U cilju identifikacije artikala koji nisu bili prometovani tokom godine, a koji su na prošlom popisu imali stanje nula na zalihama i nisu bili popisani kreirali smo funkciju koja omogućuje generisanje liste takvih artikala i promenu njihovog statusa u šifarniku artikala. Ova funkcionalnost se pokreće pre prepisa stavki u dokument.

6.Klikom na taster „Neaktivni artikli“ sistem generiše listu neaktivnih artikala.

7. Listu je moguće čekirati u celini, čekirati pojedinačno ili ignorisati čime se prozor zatvara bez akcije.

8. Generisanu listu moguće je izvesti u excel radi analize. Sistem sugeriše a na korisniku je da li će uvažiti sugestiju sistema. Postoji mogućnost izabiranja kompletne liste artikala za deaktivaciju ili izvršiti pojedinačni odabir artikala.

9. Potvrđivanje liste izabranih artikala vrši se na taster „Potvrdi“. Sistem dodatno obaveštava korisnika. Potvrđivanjem opcije „Da“ sistem menja status označenim artiklima. Artikli imaju promenjen status u šifarniku i neće biti uzeti u obzir prilikom prepisa stavki na novom popisu. Ovo je korisna funkcionalnost sistema jer se optimizuje šifarnik artikala

Artikli sa zaliha se prepisuju sa šifrom, nazivom, kataloškim brojem, bojom/varijantom, veličinom, jedinicom mjere, carinskom oznakom (polje koje se koristi opciono prilikom praćenja carinske sljedljivosti za privremeni uvoz robe za potrebe uslužne proizvodnje)

10. Stavke popisa se mogu unijeti i putem masovnog importa podataka. Templejt za import podataka možete preuzeti klikom na „Primjer fajla za unos“ koji se nalazi u donjem desnom uglu zaglavlja početnog ekrana (Slika 3)

Slika 3 – Primjer fajla za unos

Excel fajl koji ste preuzeli sadrži određene kolone koje je neophodno popuniti. Obavezne kolone su u tabeli označene crvenom bojom: Šifra, Jedinica mjere i Popisano. Ostala polja popunjavate po potrebi. Nakon što ste popunili excel fajl sa odgovarajućim podacima i snimili na određenoj lokaciji na svom računaru, možete ga importovati u sistem. Kliknete na dugme „Choose file“, odaberete fajl koji ste snimili. Kada se fajl učita, potrebno je kliknuti na dugme „Uvezi“ (Slika 4). Ukoliko ste fajl ispravno popunili, uneseni artikli će vam se prepisati.

Slika 4 – Uvezi fajl

Klikom na dugme „Uvezi listu“ korisnici kod kojih je urađena instalacija POS aplikacije za popis na handheld uređajima, imaju mogućnost da skeniranjem QR kodova artikala prave liste i uvezu ih uz pomoć ovog dugmeta (Slika 5).

Slika 5 – Uvezi listu

Naime, artikle dodajemo kao i na običnoj kasi, kucanjem sifre/učitavanjem barkoda ili pretragom po nazivu (Slika 6)

Slika 6 – Forma POS aplikacije za popis

Nakon toga mozemo upisati opis po kom cemo lakse razdvajati dokumente (Slika 7).

Slika 7 – Forma za unos opisa dokumenta

Klikom na čuvamo opis dokumenta. Nakon toga zaključimo dokument klikom na . .

Po zaključivanju dokumenta na android uređaju idemo na web TiramISu ERP. Kreiramo dokument u kojem želimo da učitamo kreiranu listu artikala (u ovom primjeru to ce biti POPIS).

Klikom na dugme „Uvezi listu“ otvara nam se prozor sa svim kreiranim dokumentima (Lista artikala), kao na Slici 8.

Slika 8 – Forma sa svik kreiranim listama artikala

Vidimo po opisu da je tu dokument koji smo kreirali za popis pod nazivom „MP2“. Listu artikala koju želimo da učitamo čekiramo i zatim kliknemo na dugme „Potvrdi“. Nakon toga će nam se učitati sve stavke sa liste (Slika 9).

Slika 9 – Prikaz učitanih stavki sa liste popisa POS aplikacije u sistem

10. Još jedan od načina za kreiranje popisa je I preko opcije Stanje zaliha( export) – Slika 10. Ova opcija je namijenjena svim korisnicima koji žele da kreiraju popis isključivo na osnovu stanja zaliha u sistemu i podrazumijeva export svih artikala koji se nalaze na pregledu zaliha i to na datum koji je prethodno definisan na Popisu

( napomena: export uzima u obzir kako artikle kod kojih je količina 0, tako i artikle kod kojih je neka druga vrijednost na pregledu zaliha )

Slika 10 – Putanja za generisanje izvještaja Stanje zaliha (export)

Klikom na opciju Štampa, generisaće se izvještaj , odnosno excel fajl u okviru kojeg je i kolona Popisano, koja je namijenjena za unos podataka ( količina ), koje je popisna komisija evidentirala u toku procesa popisa. ( Slika 11)

Slika 11 – Izvještaja Stanje zaliha (export)

Po završetku unosa Popisanih količina u okviru excel fajla , podatke u sistemu je moguće i importovati preko opcije Uvezi fajl ( Slika 12 ) .

Slika 12 – Import podataka

Sa tom akcijom će se na dokumentu prikazati sve stavke koje su se našle na excel fajlu, nakon čega je potrebno izvršiti i prepis stavki, kao dodatni vid kontrole podataka ( Slika 13 ) .

Slika 13 – Provjera importovanih podataka i prepis stavki

Kada se proces dodavanja stavki preko neke, od ukupno 5 dostupnih opcija na popisu završi, prije nego se isti ovjeri, sistem nudi i druge akcije koje omogućavaju dodatne promjene na popisu, a više detalja o svakoj pojedinačno se može pronaći u nastavku:

Klikom na dugme dok je dokument u statusu 'U izradi' otvaraju se dodatne opcije:

Prešifriranje sa lokacije na lokaciju

Ova funkcija sistema se koristi u situacijama kada je potrebno prije ovjere popisa kompenzovati manjak sa viškom. Korisnik klikom na dugme prešifriranje može da bira od više ponuđenih opcija za prešifriranje (Prešifriranje po lokaciji, Prešifriranje po seriji, Prešifriranje po roku, Prešifriranje po boji, Prešifriranje po veličini, Prešifriranje po carinskoj oznaci, Prešifriranje po nedelji i godini proizvodnje, Prešifriranje po datumu proizvodnje)

Slika 10 – Izbor opcije za Prešifriranje sa lokacije na lokaciju

Koja od ponuđenih opcija će biti odabrana zavisi od širanika artikala na preduzeću tj. da li se artikli vode po nekom od gore navedenih artibuta

Slika 11 – Izbor opcija za prešifriranje

Situacija 1. Ukoliko se isti artikal nalazi na više lokacija a popisom su utvrđeni viškovi i manjkovi, ova procedura ( kada se čekira prešifriranje po lokaciji DA a ostali artibuti ostaju na poziciji NE) će uzeti u obzir samo iste šifre artikala koji imaju višak I manjak na različitim lokacijama I ne vode se po ostalim atributima.

Klikom na dugme prešifriranje sa lokacije na lokaciju će se formirati komisijski zapisnik u izradi koji je nakon provjere potrebno ovjeriti i uraditi ponovo prepis stavki na popisu.

Situacija 2. Ukoliko su na popisu identifikovani manjkovi i viškovi za isti artikal koji se osim po različitim lokacijama vodi na zalihama i po drugim atributima, i želite da sve te artikle sistem uzme u razmatranje prilikom prešifriranja, potrebno je na pop up-u osim prešifriranja po lokaciji DA i za ostale atribute označiti poziciju DA. ( npr. artikal se vodi po boji i veličini i ima ga na više lokacija )

Situacija 3. Ukoliko su na popisu identifikovani manjkovi I viškovi istog artikla, koji se na pregledu zaliha NE nalaze na više lokacija već samo na jednoj, ali se vode po drugim atributima, na pop up-u je potrebno postaviti prešifriranja po lokaciji NE a za potrebne atribute označiti poziciju DA. ( npr artikal se vodi samo po seriji i roku i na pregledu zaliha se nalazi samo na jednoj lokaciji ).

Napomena: sistem će u procesu prešifriranja uzimati u obzir isklučivo šifre po čekiranom kriterijumu, zbog čega je prije odabira ove opcije potrebno provjeriti da li čekirani kriterijumi odgovaraju željenoj promjeni, a u cilju boljeg razumijevanja procesa u nastavku navodimo primjer:

Slika 12 – Primjer promjena

U ovom slučaju imamo artikal na pregledu zaliha samo na jednoj lokaciji, koji se vodi po atributima boja i veličina i nakon popisivanja je evidentiran višak i manjak.

Klikom na opciju Prešifriranje sa lokaciju na lokaciju, ukoliko se odabere Prešifriranje po Boji DA i Prešifriranje po veličini DA, a ostale opcije prešifriranja ostanu na NE, sistem će uzeti u obzir sve navedene stavke sa slike. Međutim, ukoliko se odabere samo opcija Prešifriranje po boji DA a ostavi Prešifriranje po veličini NE, sistem će uzeti u obzir samo stavku 6 i 7, sve ostale će da zanemari.

Komisijski zapisnik

Kada se nakon popisanih količina na popisu, evidentira višak i manjak kod koga je potrebno uraditi “kompenzaciju” ne vodeći računa da bude ista šifra artikla ( gleda se vrijednost viška i manjka ), može se koristiti ova opcija. Klikom na dugme Formiranje komisijskog zapisnika kreiraće se isti u izradi. Nakon provjere istog I ovjere od strane korisnika, potrebno je na popisu uraditi prepis stavki. Vrijednost viška I manjka na popisu sa prethodno ovjerenim komisijskim zapisnikom će se promijeniti.

Slika 13 – Izbor opcije za formiranje komisijskog zapisnika

Napomena 1

Svi materijalni dokumenti prije prepisa stavki u popis moraju biti sređeni. Ukoliko u toku prepisa sistem ustanovi da postoje materijalni dokumenti za ulaz ili izlaz robe iz magacina koji su “U izradi” sistem će javiti grešku kao na Slici 14:

Slika 14 – Greška prilikom prepisa artikala na popis

Greška ukazuje na to da nije dozvoljeno da imate dokumente koji su sa statusom “U izradi”, „Neobrađen“ sa datumom na datum dokumenta popisa ili ranije. Ovo je logička kontrola koja će onemogućiti da dođe do logičke greške u popisu, a da korisnik toga nije svjestan. Naknadna eventualna ovjera ovog dokumenta koji već ima datum dokumenta starijeg od datuma popisa dovela bi do ažuriranja stavki na lageru, to jest do toga da je na dokument popisa pogrešna količina u polju “Stanje po programu”. Ove logičke greške korisnici obično nisu svjesni.

Ukoliko imate dokumenata koji treba da budu “U izradi”, kao što su nalozi za proizvodnju ili servis ili otpremnica koji se pripremaju ali nisu potvrđeni promijenite im datum dokumenta da bude nakon datuma popisa i u tom slučaju neće smetati što su u tom statusu.

Napomena 2

Veoma je važno da “Stanje po programu” koje smo dobili prepisom stavki odgovara fizičkom stanju artikala na polici. Dakle, ako imamo otpremnicu koja je ovjerena, to znači da je sa njenom ovjerom na zalihama umanjena količina predmetnih artikala, ali to znači da ta količina artikala mora biti i fizički odvojena, to jest uklonjena sa lokacije na kojoj se nalazi kako je popisna komisija ne bi brojala.

Česta greška u ovom slučaju se pravi kod naloga za proizvodnju jer su to dokumenti koji egzistiraju u sistemu tokom cijelog procesa proizvodnje. Na primjer, zbog potreba kreiranja Plana proizvodnje nalozi se “Pošalju u proizvodnju” i time se rezervišu njihove zalihe. Rezervisane zalihe sa naloga za proizvodnju neće se brojati u “Stanje po programu” kao što hoće ako su rezervisane po dokumentu “Predračun”. Na primjer, ako nekog artikla imamo 100 kom, a imamo jedan nalog za proizvodnju koji je u statusu “Poslat u proizvodnju” na kome je 20 kom tog artikla, u stanje po programu sistem će prepisati 80 kom, jer prati logiku procesa rezervacije radi proizvodnje koja govori da je 20 kom artikla uzeto sa police i poslato u proizvodnju. Ukoliko su zalihe tog artikla rezervisane 20 kom po dokumentu “Predračun”, sistem će uzeti u obzir 100 kom kao “Stanje po programu”, jer logika rezervacija radi prodaje samo služi da bi zaštitila artikal od slučajne prodaje drugom kupcu. Artikal je i dalje na istom mjestu na polici bez obzira što je rezervisan pa će ga popisna komisija tamo i pronaći i prebrojati.

FAZA 2 – fizičko popisivanje

1. Kada ste formirali listu za popis možete je odštampati po čemu će popisna komisija raditi. Na vrhu forme za popis postoji nekoliko opcija koje su prikazane na Slici 15.

Odaberite onu koja najviše odgovara radu popisne komisije (logično je da komisija na listi za popis nema informaciju o stanju po programu nego da broji na licu mjesta artikle. Nekad je to zaista potrebno da je poznat podatak kako bi komisija malo bolje pregledala lokaciju ako je popisana količina značajno manja ili veća od one koja se očekuje)

Slika 15 – Štampa liste za popis

2. Lista za popis se može eksportovati u excel fajl i tako elektronski popunjavati u magacinu putem tablet računara ili sl.

3. Lista za popis ima isto sortiranje stavki u štampanom obliku onako kako je to prikazano na ekranu.

4. Kada se završi popis neophodno je unijeti popisane količine. Lista za popis ima isti redoslijed artikala što će olakšati unos popisanih količina. Klikom na dugme sa olovčicom pored svake stavke otvoriće se prozorčić artikla gdje se unosi popisana količina kao na Slici 16.

Slika 16 – unošenje popisane količine u odgovarajuće polje

5. Klikom na dugme “Ažuriraj” snimiće se popisana količina.

Napomena 3

U spisku artikala, popisana količina se razdvaja po boji, veličini i carinskoj oznaci. Ako se koriste carinske oznake, a u popisu se ne unese popisana količina po različitim carinskim oznakama sistem će omogućiti dodatnu funkcionalnost (dugme iznad stavki) “Izmjene carinskih oznaka” koja će unsene podatke rasporediti po metodi FIFO (First In First Out – napuniće prvo količine za najstariji uvoz, pa onda za noviji i sve tako dok god ne rasporedi kompletnu količinu koja je unešena kao popisana količina) za sve carinske oznake za predmetni artikal koje postoje na zalihama.

FAZA 3 – Ovjera popisa

Kada je unešeno popisano stanje program za svaki red popisa formira količine viška i manjka i prikaže ih u posebnoj koloni Višak ili Manjak već u toku unošenja podataka kako bi korisnik bio svjestan ovih podataka koji će uticati na materijalno stanje.

Ovjerom popisa formiraće se novi dokumenti Višak – sa svim artiklima kojih po popisu ima više nego što je na to ukazivalo “Stanje po programu” i Manjak – sa svim artiklima kojih po popisu ima manje nego što je na to ukazivalo “Stanje po programu”. Ovjerom ova dva dokumenta zalihe se dovode na popisano stanje, a kartice artikala imaju uključene dokumente Višak i Manjak ako su se artikli našli na nekom od ova dva dokumenta.

Takođe, u gornjem desnom uglu iznad dugmeta „Ovjera“ primijetićete dugme „Akcije“ u okviru kojeg su tri funkcije: „Formiranje viška“, „Formiranje komisijskog zapisnika“ i „Prešifriranje sa lokaciju na lokaciju“.

FAZA 4 - Štampa i knjiženje

Zavisno od računovodstvene politike preduzeća moguće je štampati nekoliko dokumenata vezanih za popis:

Popis – dokument prikazuje sve artikle koji su bili na popisu sa jasno iskazanim informacijama “Stanje po programu”, “Popisano”, “Višak” i “Manjak”, “Nabavna cijena”, “Vrijednost stanja”, “Vrijednost popisa”, “Vrijednost viška” i “Vrijednost manjka”. Ovaj dokument se najčešće koristi za knjiženje u Glavnu knjigu
Višak po popisu – ukazuje samo na artikle koji su bili u višku
Manjak po popisu – ukazuje samo na artikle koji su bili u manjku